4、制度支撑子系统
只有经常与外部环境保持动态平衡的系统才是理想的系统,不能适应外部环境变化的系统是没有生命力的,这就要求在系统设计时,必须适时地根据国家或行业的经济政策的变化以及企业管理阶层对于审计工作的具体要求等外部环境因素的变化随时调整和不断完善审计制度,以保证为审计工作顺利开展提供强有力的支撑。
制度建设的好坏反映系统运行环境的优劣,也是系统优化中必须优先考虑的资源条件。因此,要保证建设项目投资审计工作的有序运行,强化投资审计制度建设势在必行。
对于工程项目的审计范围,审计组织分工,审计内容及审计重点,审计方式、程序及要求,审计处理办法等应有明确、切实可行的规定,以利于操作。
应充分运用审计手段,确保制度的执行。为确保财务决算以审计终审数入帐,应定期或不定期进行专项调查,通报批评违反规定的单位,并责令改正。同时在每年的财务决算审计中,逐项核对单项工程结算数,确保与审计终审数一致。
加大审计处理和整改力度。对工程项目不经审计即结算付款或不按审计结论付款和调帐、严重虚报工程量或签署、伪造虚假签证及未经批准擅自提高建设或装修标准、扩大建设规模、计划外工程或计划外购置设备、乱挤乱摊工程成本费用等违纪违规问题,切实进行审计整改,体现出“以审促管、以审增效”的工作宗旨。
(三)系统优化设计
1、管理模式选择。输油企业“点多线长”,在每年投资额数亿元的建安工程项目中,有长输管线建设和大修,罐、泵、炉等生产设施的更新改造或大修,通讯、电力线路建设和大修等各种项目类型,具有专业、地域跨度大的特点。因此对于采油和管道输送行业,宜采用公司基地实行一级审计,驻外主要生产单位设审计科实行二级审计的审计管理模式,以解决审计人员少、审计工作量大的矛盾。
2、审计程序选择。在投资计划下达后,应及时制定下发工程投资审计计划,明确主审人及执行审计的时间和要求,根据工程实施进度积极参加前期工作、施工图交底、中间和竣工验收等管理活动,搜集第一手材料,发挥审计人员主观能动性。
3、审计方式选择。为确保系统目标的总体效果,审计人员对重大建设项目应实施“零距离”审计,利用一切可能的机会深入施工现场,以切实增强对工程施工实务的感性认识以及对重大工程项目建设的全局性认识和审计控制能力,并由此准确地设定出审计重点和审计控制点。同时,按照建设项目要 “规范管理程序,前移审计关口”的原则要求,认真实施初步设计审查、施工图设计交底、工程施工招投标、材料设备招投标等工程管理活动中各个环节的过程审计,即事前审概算,事中审招投标、预算及其执行情况,事后审工程结算及财务决算,发现问题及时纠正,体现监督与服务并存的审计工作宗旨,并为审计工作从事后审计向事中、事前审计发展和过渡进行有益的探索。
4、审计手段选择。审计工作运用和介入电算化系统的程度,已成为衡量审计工作水平和质量的一个重要标志。为此,在工程投资审计中,应大力推行了计算机辅助工程投资审计工作。一方面,要从审计工作的高起点、高质量这一角度,要求本单位为工程审计人员配备统一的电算软件,并集中工程审计人员进行电算化理论学习和计算机辅助审计的培训。在电算化实践中不断充实和完善电算系统数据库的内容,自行编制适用于本行业内各地区的价格库和各种预、结算审计报表等数据库、数据文件,保证电算化工作的正常有序进行。
另一方面,对列入年度投资计划的每项重点工程项目,应建立起工程投资信息数据库,将审计人员掌握的有关该项目的概算、合同、招投标、材料设备供应及相关文件和会议等分别按不同的数据类型录入数据库,并随工程进度随时对数据进行维护和更新,保证审计人员对工程信息资源的共享,为以后工程结算审计和竣工决算审计工作打下了良好的资料和信息基础,以此提高审计工作效率,保障审计工作的质量和权威性。推行电算化审计的收益之一是能把审计人员从繁重的手工计算中解放出来,另一收益则是能够较好地规范审计基础工作。
三、系统化管理效益评价
实践证明,开展工程投资审计的系统化管理工作,对加强和改善工程造价管理,合理确定和有效控制工程造价,保证建设资金的合理、合法、合规使用,起着越来越重要的作用。调查资料也显示,实行系统化管理能有效促进审计工作的开展以及审计作用的发挥,不仅增强了审计人员的责任感、成就感,也取得了积极的管理效应和显著的经济效益。
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