1、电子文件

　　是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。

　　2、简述电子文件的两个基本特征？

　　第一、电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为数字文件（Digital Records）

　　第二、电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特事实上的用途和效力。

　　文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何。

　　内容是指文件中所表达作者意图的信息；背景是指能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息。

　　结构是指文件内容信息的组织表达方式

　　3、文件

　　是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构而构成，而不管记录的形式或载体如何。

　　l 4、（内容）、（背景）和（结构）成为构成文件的三种要素。

　　5、电子文件的种类

　　（1）按电子文件的信息存在形式分类：

　　A、文本文件（Text），或称为字（表）处理文件

　　B、数据文件（Data），亦可称为数据库电子文件

　　C、图形文件（Graphic）

　　D、图像文件（Image）

　　E、影像文件（Video）

　　F、声音文件（Audio）

　　G、命令文件，亦称计算机程序（Program）

　　（2）按文件的功能分类

　　可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件

　　（3）按文件的生成方式分类

　　可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。

　　6、简述文件生命周期理论的基本内容？（可能性小）

　　可概括为三方面：文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程；这一过程依文件价值形态的变化可以划分为若干阶段；文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种对应关系。

　　7、电子文件划分为三个阶段，即设计阶段、形成阶段、维护阶段。设计阶段是指电子文件系统的设计、开发和安装阶段；形成阶段是指每一份电子文件在电子环境中产生出来的过程；维护阶段则是指对于形成后的电子文件的技术维护和保管。

　　8、试述或简述电子文件生命周期理论？

　　主要有如下方面：

　　（1）电子文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程，这个过程可以纳入统一的电子文件管理系统之中；

　　（2）这一过程依电子文件的功能和价值形态的变化可以划分为若干阶段，不同阶段之间没有明确的界限，处于后阶段的电子文件有向前阶段转化的可能；

　　（3）电子文件在每一阶段因其特定的功能和价值形态而具有不同的服务对象和服务方式，但电子文件的阶段性与其物理位置、保存场所没有对应关系；

　　（4）对电子文件生命全程的管理和监控措施应该向前延伸到电子文件管理系统的设计之中。

　　澳大利亚档案学者弗兰克。厄普沃德提出了连续保管模型。他的理由是纸质文件的那种从生成到处置的线性过程并不适用于电子文件，因为电子文件的本质是动态的和可重复的，同一份文件的不同版本可以在不同的领域使用。

　　9、电子文件生命周期理论是电子文件全程管理原则和前端控制原则的依据和基础。

　　10、简述电子文件的特点？

　　（1）信息的非人工识读性

　　电子文件第一次使用了人工不可识读的记录符号——数字代码，人无法直接识读和理解经过复杂编码的比特，只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人工才能识读它。

　　（2）系统依赖性

　　电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。

　　（3）信息与特定载体之间的可分离性

　　传统载体信息都被固定在某一载体上，成为不可分离的；而电子文件信息不再具有物理意义上的固定实体状态，可以在不同的载体上同时存在或相互转换。电子文件中的可流动的，具有相对独立性。

　　（4）信息的易变性

　　主要原因有：第一，计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便；第二，电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变。第三，电子信息技术的发展，新的信息编码方案、存储格式、系统软件的不断出现更是对电子信息稳定性的巨大冲击。

　　（5）信息存储的高密度性

　　电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子文件介质的存储密度还将继续加大。

　　（6）多种信息媒体的集成性

　　电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机组合，这种文件称为多媒体文件。

　　（7）信息的可操作性

　　电子文件中的数字信息不是静态、固态、消极的，而是动态、可变、积极的信息。数字信息的可操作性主要表现在两个方面：

　　第一、由于信息的易变性，可以方便地改变其存在状态。

　　第二、可以利用已存在的文件信息做其他事情。

　　11、试述电子文件的管理原则？

　　（1）全程管理原则（也是一道简答）

　　电子文件的全程管理是一种全面的管理；电子文件的全程管理是一种系统的管理，建立在大文件的概念基础之上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾；电子文件的全程管理是一种过程管理，是通过过程控制实现结果控制。

　　电子文件的全程管理原则应该体现在电子文件管理体制与模式的确定，管理系统的设计和运行，管理制度的内容和执行等方面，以保证电子文件在其整个生命周期受到严密的控制。

　　（2）前端控制原则（也是一道简答）

　　前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程。其必要性主要体现在以下两个方面：

　　第一，前端控制是确保电子文件真实可靠、完整完全、长期可读的有效策略。

　　针对电子文件稍纵即逝的特点，防止失误、控制差错的最佳时机应放在所有可能出现失误和差错的环节之前。把保障电子文件安全、可靠、完整、可读的措施附加于文件形成过程，可以有效地防止其他管理环节对电子文件的损伤和破坏。

　　第二、前端控制是优化管理功能，高管理效率的科学理念。电子文件管理系统不应是对手工管理流程的简单模拟，而应该本着更科学、更合理、更有效的原则对以往的文件、档案管理进行业务流程重构

　　（3）真实性保障原则

　　电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。真实性是保证电子文件行政有效性和法律的基础，是电子文件反映历史面貌，构成社会众，得以作为社会记忆长久保存的前提。

　　原因来自两个方面：一是电子文件信息的易更改性；二是电子文件信息技术的软硬件依赖性

　　（4）完整性保障原则

　　电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。

　　电子文件的基本构成要素包括：载体、内容、物理和智能格式、活动、人员、档案链、背景

　　（5）可读性保障原则

　　电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。电子文件的可读性是其存在和保存价值的基础。

　　12、前端控制

　　是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程。

　　13、电子文件的真实性

　　是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。

　　14、电子文件的可读性

　　是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。

　　15、归档时间应根据电子文件的类型和特点注明文件存储格式、软硬件环境、相关的数据及参数等。通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。（P、X）

　　16、专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，不能转换时应将该软件与文件同时归档。（P、X）

　　17、对于加密电子文件，应解密后再归档。（P、X）

　　18、简述机构内部电子文件的管理模式

　　（1）对电子文件实行统一管理

　　《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》和《电子文件归档与管理规范》中都明确规定机构内部的电子文件、电子档案应该由文件、档案部门归口管理。

　　（2）实行文件、档案一体化管理

　　电子文件、档案一体化管理的最佳实现方式是建立功能涵盖电子文件生命周期全部管理活动的电子文件管理系统。

　　19、简述档案馆电子文件的管理模式

　　（1）集中式保管模式

　　美国、加拿大、英国、北欧等一些国家原则上赞成这一方案。

　　（2）分布式保管模式

　　实践这种方案的典型是澳大利亚。

　　事实上，不管采用保种保管模式，档案馆都在总体上控制着电子文件资源。

　　20、简述数字档案馆

　　（1）关于数字档案馆的概念，主要有两种：一是认为数字档案馆是一种实体概念、机构概念，是一种新的档案馆形态。即依赖数字化技术，对传统档案馆馆藏文字、声音、图像等进行数字化，并对这些数字化档案信息进行存储、传输和处理，在网络化环境中被本地和远程用户存取的一种新型档案馆。另一种认识是，数字档案馆是一种技术模式，是一个数字化的信息系统，是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境。

　　（2）数字档案馆与数字图书馆的差异有以下几方面：

　　A、从管理对象上看，数字图书馆以数字化图书、文献信息资源为主体。数字档案馆的管理对象，即国家机关、企事业单位等各种组织和个人形成的文件、档案信息。

　　B、从运作方式上看，数字图书馆是要使整个网络成为一个一体的、虚拟的、有组织、有结构的信息集合，提供统一的跨仓无缝查找。数字档案馆则主要是通过对现有档案机构职能的扩展、增强和集成，以及不同档案机构的联合，分工合作地选择、收集、控制、组织和保存电子文件信息资源，并授权机关、团体、组织和个人对特定信息资源的存取。

　　C、从社会角色定位看，数字图书馆是各类知识信息的资源库，具有广泛的社会性、最大限度的开放性。而数字档案馆存储和提供查询的只是记录社会活动过程和结果的文件信息。

　　（3）数字档案馆的主要功能

　　A、电文文件信息的汇集功能

　　B、电子文件信息的管理功能

　　C、电子文件信息的发布功能

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