你是贝安公司的管理信息系统副总裁，电信经理马克请求参加将于9月23日到28日在亚特兰大举行的全美电信专家讨论会。但你不能让他去，因为时间安排不允许——他必须出席定于同一时间召开的为期两周的预备筹备会议。一般来说，你会与马克私下讨论这件事。但是他最近正在巡视下属机构，你没有机会召见他。

　　1.你还有哪些手段可以告诉马克这一消息？

　　答案：

　　可以通过电话交流或书面交流（备忘录、E—mail等）通知马克这一消息。

　　2.这些交流手段各有什么优势？

　　答案：

　　电话交流：（1）速度快；（2）即使人们不能相见也可相互谈话；（3）十分平等：地位、外表和环境都看不到；（4）有很强的遮盖作用：没有与对方面对面时的社会和情感的影响。

　　书面交流：（1）适合事实或意见；（2）适合困难或复杂的信息，可以进行回顾；（3）如果需要进行书面形式存档时更加有用；（4）既可以写也可以口述；（5）在发送前可以进行仔细的计划和考虑；（6）在发送前可以剔除错误。

　　3.请起草一份至马克的备忘录。

　　（仅供参考）

　　送达：马克

　　电信经理

　　发送人：×××

　　管理信息系统副总裁

　　主题：参加9月份讨论会的请求     时间：×年×月×日

　　管理委员会和我都非常欣赏你过去和现在在工作中所表现出来的非凡的领导才能。鉴于你名副其实的专业贡献，马克，我能够理解你希望参加9月23日到28日在亚特兰大举行的全美电信专家讨论会的心情。

　　但我们已决定在9月份的最后两个星期召开预备筹备会议。正如你我所知的那样，在今后的这五年里我们的电信项目只是刚刚开了个头。因为你是这方面的专家，我们需要你留在这里出席筹备会议。

　　如果你明年参加类似这样的讨论会，而且我们的工作情况也允许的话，我们届时会努力让你参加。你是个受人尊敬的人，马克，我很感激你在我们管理信息系统小组的工作。

　　背景：

　　台湾富达公司经理被公司职工称为“五分钟先生”，其缘由在于他要求凡是来报告的下属，一定要遵守五分钟把话讲完的不成文规定。他认为，身为管理人员，不管对任何复杂的问题，包括现状形势分析，问题的来龙去脉及自己的意见等，都可以在五分钟内说清楚，否则就是缺乏现代企业的效率观念。当然，他自己也是绝对以身作则的，他部署工作时确实简洁、明快。费时虽短，效果奇佳。

　　1.你是否赞同“五分钟先生”的做法？一个成功的报告应该具备哪些条件？

　　答案：

　　赞同。一个有效率的管理者是不能容忍冗长乏味的报告的。效率是现代企业竞争的基本要求。一个成功的报告通常应该：

　　（1）报告内容应该统一；

　　（2）报告内容应该完整；

　　（3）所有的信息应该准确；

　　（4）应按照基于逻辑分析和材料分类的计划描述主题内容；

　　（5）内容表述方式应使计划清楚；

　　（6）报告应以简单、精练的风格写作，要便于阅读，不会令人误解。

　　2.试列举报告的三个主要目的并举例。

　　答案：

　　（1）提供信息：应该包括多少细节、报告提交给谁等。

　　（2）作为存档：为什么现在把这些信息存档很重要？将来谁可能会查询这些信息？

　　（3）回答问题：在授权调查范围中问题的表达是否清晰？收到报告的人想如何使用这一报告？

　　（4）建议一系列的行动或决议：为什么需要这一行动或决议？需要什么证据来支持你的建议？

　　（5）影响他人意见：为什么我要改变他们的意见？报告中必须包括什么信息？

　　（6）公开宣传：为什么我们要把报告的主题公开宣传？是否可能会有强烈的负面效应？

　　（7）完成法律义务：法律机构到底需要什么？报告中还应包括哪些有用的信息使报告更有吸引力？

　　3.简述报告的基本结构及其各部分包含的要素。

　　答案：

　　（1）内容简介：授权调查范围或目的；程序或方法。

　　（2）报告正文：主要的事实。

　　（3）最后部分：结论；建议（如果要求的话）；附录（如果必要的话）。 转贴于：自考_考试大

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